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7.01-7.03 项目 – 团队协同办公利器

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7.00 项目介绍

项目是用于日常团队协同办公集信息化集中、沟通、共享、可视化,给办公人员提供方便、快捷、降低时间和人力成本的解决方案(侧边栏固定和UI设计)。
解决沟通:系统内置项目团队交流版块、并可扩展即时通讯模块进行聊天群组组建,项目实施者可配置客户权限以便客户对项目进行反馈。
团队协同:项目管理包含客户权限、账单类型、状态维护、时间把控等;流程管理包含项目任务流程、进度状态和反馈、项目甘特图;事务管理包含项目工时表、项目文件、项目工单反馈、项目合同维护、销售跟进、项目动态日志等;
以人为中心,一键创建项目入口和方便的管理入口,可自定义的人员配置和客户权限管理,规范的设计模块让工作效率得以提升,无纸化、流程化、数据可同步节约了运营成本和信息不对称,实现员工沟通信息反馈畅通,客户端独立客户面板供客户交流、反馈,避免了“信息资源孤岛”、共享程度不高、事务管理分散不明确的弊端;自适应设计可支持包含手机、平板、桌面电脑和大屏投影等不同环境的移动办公。
有迹可循的数据存档、数据同步,实现企业对其重要资产 —知识的高效管理、积累沉淀、传播、应用,摆脱了人员流动造成的知识流失。这也提高企业竞争力、凝聚力,为发挥员工的智慧和积极性提供了舞台。

7.01项目面板

项目主界面显示了甘特图快捷查看、项目状态统计概览、下拉可选择显示数量和批量导出,项目列显示了项目标题、客户、标签、开始日期、结束日期、项目成员、状态信息,点击可升降序排列,点击右上角漏斗图标可按全部、我的项目、状态筛选,点击搜索框可查找。鼠标光标悬停到项目标题可查看、复制、编辑和删除操作。其中复制项目可以快速建立项目工作流,复制时可选任务、进度、成员,并自定义状态、客户和时间,无需耗费时间手动建立,非常方便,可以看到已经将任务分配安排和工作流复制过来了。

7.02 项目创建

在项目面板点击添加项目,同时系统内无需跳转,点击左侧锤子图标即可快速添加,带星号为必填项,填写项目标题,项目对应的客户,项目如果有明确的依据清单完成可以勾选通过任务计算进度,取消勾选则可自定义当前任务进度,点击滑动条拖动并将显示进度百分数,账单类型支持固定费用、项目工时、任务工时三种,选择为固定费用可设置总费用,选择项目工时可设置每小时进度,选择任务工时可设置预估时间;状态默认为进行中,可设置为未开始、延期、已取消、已完成状态,该项方便工作人员知悉项目状态,项目成员可添加1名或多名工作人员,开始日期可作为后续信息参考,例如合同签订、项目约定等,结束日期可督促工作人员工作进度,标签可设置项目关键词方便后期检索查找,生成的标签可在安装主题样式扩展后,进入配置-主题样式-标签中自定义标签颜色。项目信息可添加项目的详细说明,方便跟进人员获取资料等用途。勾选发送项目已创建邮件通知可让参与人员第一时间开展工作,避免了通知不及时。
对于项目中的功能版块可在项目设置可见选项中勾选,包含任务, 工时表,进度, 文件, 交流, 甘特图, 工单, 合同,和销售中的 发票, 报价, 费用, 贷记单, 订购、以及项目的备注, 动态,可一次全选或者选择部分。
对于项目对应客户,可配置他们的任务权限、附件权限、财务权限、交流反馈权限等,对于项目中的任务可设置在单独任务面板中隐藏,最终设置后点击提交保存。

7.03.1 项目概览

项目详情左上角显示了项目名称和对应客户以及状态,项目内右侧顶部固定显示了添加任务,生成发票项目,点击更多可将项目固定到侧栏侧栏或者取消,还有编辑、复制、更改状态、导出项目数据、以客客户端界面浏览项目、删除项目操作。
在创建项目时启用可见功能版块可以看到项目概览、任务、工时表、进度、文件、交流、甘特图、工单、合同、销售、备注、动态。
项目概览可见项目编号、对应账单类型等信息,在项目成员这里可以增减成员,分配任务显示了未完成和已完成,全部完成后进度条显示100%和绿色图标。下方显示以不同账单类型的各项状态统计数据图表。
项目中的任务如果不想出现在系统单独任务模块显示,在创建项目时勾选“在主要任务表(管理区域)上隐藏项目任务”即可,已经生成的项目可在项目详情页面点击更多,编辑项目修改即可。

7.03.2 任务

项目任务版块中显示了任务状态统计、任务概览和关联分配到的任务,可按数量显示和批量导出,点击右上角漏斗图标可按任务状态、任务时间点、任务分配、账单类型进行筛选,默认隐藏了已完成的任务。
切换到看板模式,以卡片方式展开各个状态,一目了然中抓住工作重点,各状态的任务清单可拖放排序,并可拖动到其他状态,非常实用。点击任务概况可筛选任务分配人员、日期、状态,支持搜索,筛选结果显示了符合条件的任务列表并列出了详细信息,点击标题栏可升降序排列。
打开任务名称,可添加任务清单,清单根据完成百分比进度显示,各个清单可拖放排序;更多任务操作可详见“任务”。

7.03.3 工时表

工时表可用于基于任务的计时记账,在版块内点击工时表按钮即可添加工时表,带星号为必填项,设置标签、时间、关联任务和成员、备注信息,工时表可按数量显示以及批量导出,列表显示了成员、任务、标签、时间、备注、时长、操作选项栏目,点选可升降序排列,右侧漏斗图标可按人员筛选任务,其中时长显示的是时和分,十进制时长下的数据可通过十进制时间计算器换算出含秒的时长,使参考数据更精确;操作选项下对应可编辑或删除,已经完成的任务编辑操作不可用,可通过标记任务为未完成进行编辑,点击任务标题,项目任务如显示个人任务可点击旁边的“公共”链接快速设置为公共,如需编辑为个人任务,点击右侧的任务详情选项编辑即可,还可以复制或者删除操作。项目任务编辑界面可设置公共、账单、客户可见权限,还可以编辑任务主题名称、进度、 日期、优先级、周期、关联项目、标签和任务说明信息,其中进度可在项目的进度版块中管理,右上角点选项可复制或删除,复制操作可选择承接人和状态,复制后可在任务中查看。

7.03.4 进度

进度版块界面以看板卡片方式显示未分类和自定义添加的进度名称,未分类的将固定在最前,自定义添加的进度鼠标按住拖放按钮进行排列,右侧默认勾选了排除已完成的任务,点击添加进度,设置进度名称、期限日期和说明内容,可选客户可见权限,支持自定义排序,提交后的进度可在工时表中编辑任务时选择对应进度,进图卡片右上角下拉可添加任务设置自定义颜色。进度显示可列表显示,切换到列表后可按数量显示和导出、删除,点击搜索框可查找。

7.03.5 文件

文件版块可上传项目想换文件供成员和客户查阅,点击上传可选择png、jpg、pdf、doc、docx、xls、xlsx、zip、rar、txt格式文件,可批量和拖放上传,再次上传同一文件名文件时将重命名上传,上传前点选客户可见则该文件上传后客户可见,当文件上传后客户将收到邮件通知,在文件列表可按数量显示和批量导出文件名,点击批量操作可批量删除和设置客户可见权限,点击全部下载将以压缩包进行下载。文件列还显示了文件类型、动态、评论数、客户权限、上传者、上传日期、操作选项信息,点击文件名称可修改文件主题名称,添加说明内容;发布评论留言和附件,如果是图片文件可在线预览,查看标题栏点击可升降序排列,操作选项可邮件发送和删除操作,点击搜索框可通过名称或扩展名查找文件,非常方便。

7.03.6 交流

交流版块可用于项目沟通、信息反馈,也可作为项目文章发布,是项目实施中的重要功能,让信息有迹可循。
点击发起交流,设置话题主题和交流内容,配置客户可见权限,提交后显示了主题、发言、评论、客户权限列表,点选标题栏可升降序排列,可按数量显示和批量导出,鼠标光标悬停主题标题可编辑或删除操作,点击右侧搜索框可查找,搜索关键词支持使用主题或内容。

7.03.7 甘特图

甘特图以时间线配合流程化任务展示项目进度信息,支持按任务状态、进度状态、项目成员和天、周、月、年视图显示,细致化的时间显示可拖动滑动条,完成与未完成使用不同颜色标记,使项目人员能快速知晓情况,极大的方便了对项目完成的时间进度把控。

7.03.8 工单

客户提交的关联项目工单将显示在这里的工单版块,点击右上角的更多-以项目客户端查看,看到的是客户登陆界面,选择工单就是客户的工单界面了。
在项目工单界面显示了工单概览、各个状态的数据统计,方便工作人员处理答复跟进,列表形式显示工单主题、标签、部门、服务项、客户、状态、优先级、最后回复、添加日期信息,点击标题栏可升降序排列,鼠标光标悬停在工单主题上可查看、编辑、查看公共表单、删除操作,右侧搜索框可查找工单。
点击分配工单,主题、联络人、和部门为必填项,联络人可输入公司名字查找,部门和服务项的数据来自系统配置-工单中设置添加,服务项也可点击右侧加号添加,根据工单情况配置标签、优先级和邮件抄送,工单详情中的插入预设回复和知识库链接可用于工单回复用途,这是日常完善产品服务解答和节约时间的高效率方法,预设回复可在系统配置-工单中添加,工单分配界面也可点击“将信息另存为预设回复”,将保存所输入的信息作为预设回复,设置预设标题,方便下一次使用;知识库链接数据可在系统知识库发布。附件支持上传多个图片、文档和压缩包,如果文件较大建议使用网盘外链附加到工单详情内容;工单分配信息完善后点击分配工单,工单邮件将发送给分配了的人员,同时将跳转到工单页面,顶部可操作添加备注、提醒、工单任务、查看用户其他工单、设置修改工单,在“与本工单有关的项目”出可点击链接回到项目,下拉可追加工单信息,更改工单状态、进行回复等操作。

7.03.9 合同

项目面板显示了与该客户项目有关的合同信息,可按数量显示和批量导出,点击漏斗图标可按状态、日期、类型筛选,下方显示了搜搜图标,合同按列表以合同主题、客户、合同类型、合同金额、日期、签名显示,点击列表标题可升降序排列显示;添加和管理合同可点击系统管理侧栏合同进入添加,可参照先前的合同操作使用说明。

7.03.10 销售

销售显示了与客户项目关联的发票、报价、费用、贷记单、订购清单内容,点击各项可进入这些列表,对应部分可进行添加、筛选查找、导出、查看、编辑或删除等操作,非常便捷方便。

7.03.11 备注

项目备注版块可用于个人信息的发布存档,例如项目反馈草稿、备忘、说明等。

7.03.12 动态

项目动态记录项目中包含成员管理、费用管理、任务、工时表管理、进度、维护管理、文件更新、交流动态等,并以时间线显示了对应的人员、时间、概况信息,使项目管理操作存档有迹可循,并可对动态条目设置客户是否可见的权限,极大的增强了客户参与感和体验。

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